Statutair doel van Dansgroep Xylinos: 

De dansgroep Xylinos heeft ten doel: het beoefenen, bevorderen en verspreiden van de volksdanskunst op amateurbasis. 

In het kader van de wet AVG-wet heeft de dansgroep de verplichting om inzichtelijk te maken hoe persoonsgegevens worden verwerkt. 

Deze AVG verklaring is onderdeel van het huishoudelijk regelement en wordt aan ieder lid verstrekt. 

1. Persoonsgegevens die worden verwerkt: 

• Voor- en achternaam 
• Adresgegevens 
• Mailadres 
• Telefoonnummer 
• Geboortedatum 
• Noodnummer (zodat we bij calamiteiten iemand kunnen benaderen) 
• Medische gegevens (alleen als deze door het lid van Xylinos zelf worden aangegeven) 
• Pasfoto’s , alleen bedoeld voor de presentielijst 
• Bijzondere persoonsgegevens (zoals genoemd in de wet AVG met het oog op biometrische gegevens) worden niet verwerkt 

2. Grondslag waarop de persoonsgegevens worden verwerkt

• Bevorderen en stimuleren van sociale contacten vereist dat alle dansers elkaar kunnen herkennen en contact met elkaar kunnen opnemen;
• Het organiseren van diverse activiteiten vereist dat met dansers gecommuniceerd wordt. Het gebruik van actuele persoonsgegevens is daarvoor nodig;
• Het bevorderen van dansactiviteiten en mogelijke ledenwerving vereist dat verslag gedaan wordt in beeld en geschrift van het verloop en/of resultaten van de activiteiten;

(Zie paragraaf 3. Afweging)

3. Afweging van Xylinos belangen

Xylinos werkt met dansers die een band met elkaar hebben of opbouwen. Het is feitelijk een historisch gegeven dat we in de eigen omgeving de persoonsgegevens delen.

Verslagen worden opgesteld door de eigen organisatie; de inhoud ervan is gericht op de gestelde doelen en wordt beoordeeld op mogelijke negatieve privacygevoelige informatie. Xylinos stimuleert het contact met de lokale media in het kader van ledenwerving.

Tijdens activiteiten kunnen er foto- en filmopnamen gemaakt worden waarop aanwezigen herkenbaar in beeld worden gebracht. Deze opnamen kunnen worden opgeslagen en gebruikt voor verslaglegging zoals hierboven genoemd. Dit zou gezien kunnen worden als het opslaan en publiceren van biometrische gegevens. In de afweging beschouwen we dit als geaccepteerd met de volgende voorwaarden:

• Beeldmateriaal wordt verkregen als verslag van een activiteit;
• Repetities zijn besloten;
• Activiteiten zijn openbaar, dus geldt het principe van vrije nieuwsgaring;
• Beeldmateriaal wordt zichtbaar verkregen (geen verborgen camera’s);
• Reacties van personen, die in beeld komen, worden gerespecteerd  en – indien gewenst – worden deze verwijderd;
• Er wordt geen link vastgelegd met de identiteit van de personen die in beeld gebracht zijn;
• Verslagen worden opgesteld door eigen dansers, die rekening houden met eventuele bekende privacy gevoeligheden;

4. Functionaris

Op grond van de criteria van de Autoriteit Persoonsgegevens is er geen functionaris noodzakelijk en derhalve ook niet aangesteld. Het bestuur houdt toezicht op het naleven van dit document en zal – waar nodig – advies geven en/of ingrijpen.

5. Register van verwerkingsactiviteiten

We verwerken de persoonsgegevens van meer dan 20 dansers; daarom voldoen we aan de criteria om een register van verwerkingsgegevens op te stellen. Voor zover al niet hierboven genoemd is het volgende van toepassing op de persoonsgegevens:

• deze zijn eigendom en uitsluitend ten dienste van dansvereniging Xylinos;
• worden niet overgedragen aan derden;
• worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden;
• worden verkregen uit persoonlijke contacten tussen dansers;
• worden opgeslagen op persoonlijke gegevensdragers;
• verslagen waarin gegevens van dansers kunnen staan worden in besloten publicaties weergegeven welke uitsluitend verspreid worden onder de dansers (denk aan de digitale nieuwsbrief);
• onder verantwoordelijkheid van Xylinos opgestelde persberichten worden gebruikt voor de lokale media en website;
• worden gewist wanneer een danser daartoe verzoekt; bij geen verzoek worden de gegeven bewaard t.b.v. reünie- en contactdoeleinden mits de danser daarvoor akkoord gegeven heeft;
• worden gebruikt via telefoon, whatsapp, mail, post;

6. Beveiliging van persoonsgegevens

De persoonsgegevens staan opgeslagen op persoonlijke gegevensdragers van bestuursleden, waarvoor de beveiligingsmaatregelen zijn getroffen, zoals code bij openen laptop e.d. en een geldige virusscanner.

7. Informatieplicht

We hebben dit privacyreglement volgens de Autoriteit Persoonsgegevens vermeld op de website van Xylinos in de Nederlandse taal. Op de website is aangegeven waar belanghebbenden eventuele vragen en opmerkingen kunnen plaatsen.

8. Privacy rechten van dansers

Dansers hebben te allen tijde:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie;
• Recht op vergetelheid;
• Recht op dataportabiliteit;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht van bezwaar;

Deze AVG verklaring is opgesteld met de door de Autoriteit Persoonsgegevens beschikbare regelhulp : https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg.

Update 21-7-20